初期設定が大切
初期設定が大切

前回はExcelのメリット・デメリット、そしてスプレッドオフィスの特長についてお話しましたが、今回はさらに詳しく紹介していきたいと思います。

【SaaS】のサービスって登録が面倒、大変なのではとお考えの方も多いとは思いますが、スプレッドオフィスを使い始める際には、まず初期データの登録をします。

初期データ登録の項目は、大きく分けると、「自社情報」「顧客・仕入先情報」「商品情報」の3つです。

 データ登録は、一見、面倒な作業のように見えがちですが、初めに済ませておけば、帳票作成などに取りかかる段階でスムーズに進めることができます。

 では、さっそくデータ登録の具体的な方法を見てみましょう。

まずは、自社情報の設定を

 画面左側メニューの「自社設定」から、「自社情報」をクリックします。

ここで自社の情報を登録すると、登録したデータが帳票の作成などに自動的に反映されるのです。

タブには、「基本情報」「口座情報」「金額・附番設定」「承認フロー」などがあり、入力項目を切り替えることができます。

 「口座情報」は「+ 行を追加する」を選んでいただくと、複数の口座情報を登録することも可能です。

「金額・附番設定」では、消費税の変更ができます。

初期設定では10%ですが、消費税変更の場合には、ここで改めて入力してください。

また、金額の計算方法については、切り捨て・切り上げの設定が可能です。

さらに、作成する帳票への自動採番の番号設定もできるので、必要に応じてお使いください。

顧客、仕入先の登録を

 帳票の作成時にすぐにデータが引用できるように、顧客、仕入先情報も最初に登録しておきましょう。

帳票作成に取りかかる前に、あらかじめ情報の登録を済ませておけば、受発注・請求情報に対して顧客の情報が自動反映されるのでおすすめです。

 膨大な企業とお取引のある担当者様も「顧客、仕入先データが何千社と多すぎる…!」と慌てなくても大丈夫です。

スプレッドオフィスにはCSVインポート機能もありますので、簡単にデータをインポートすることができます。

 新規で作成する場合は、メニューから「マスタ管理」を選び、「顧客一覧」または「仕入先一覧」をクリックします。

登録済みの顧客情報または仕入先情報の一覧が表示されます。

ページ上部の「新規作成」をクリック後、タブで「基本情報」か「社内メモ」の項目を切り替えて入力し、最後に「保存する」をクリックしてください。

また、「顧客一覧」「仕入先一覧」から、対象の顧客・仕入先をクリックし、担当者情報右側の「+」を選ぶと、担当者情報を入力できます。

1つの会社に対して、複数の担当者登録もできるので、是非ご活用ください。

商品情報も、合わせて登録を

 帳票の作成の際に、商品データの引用をすることで入力の手間が省けるよう、事前に商品情報も登録しておくことをおすすめします。

商品情報・原価情報についてもCSVインポート機能がありますので、お手持ちのデータを簡単にインポートすることができます。

もちろん、新規作成も可能です。

左側のメニューから、「マスタ管理」「商品一覧」をクリックし、ページ上部の「新規作成」を選びます。

商品情報の明細について、該当する箇所をクリック後、入力してください。

 原価については、1つの商品に対して、複数の原価の登録が可能です。

 また、既に登録済みの商品情報をコピーして作成することもできます。

「商品一覧」中の対象の商品をクリックしてから、「複製する」を選択してください。

変更したい項目のみ入力し、「保存する」をクリックすれば、でき上がりです。

初期データ登録が終わったら

 自社情報や顧客・仕入先の情報、商品などのデータ登録が済むと、その後は必要に応じて自動で反映されるので、帳票を滞りなくスピーディーに作成できるようになります。

 顧客・仕入先や、商品などの膨大なデータ等のご登録には、CSVインポート機能があります。

ぜひご活用の上、快適な初期登録を体感してください。

CSVインポート機能についてご不明な点は、スプレッドオフィス事務局までお気軽にお問い合わせください。

スプレッドオフィス価格表
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次回は、【明細登録は、お好みの方法で!】です。

お役に立てれば幸いです。

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